I. Mục đích
- Quản trị dữ liệu khách hàng
- Quản lý thông tin chi tiết: khách hàng, điểm số, sản phẩm, quà tặng (database)
- Giảm thiểu sai sót khi trả quà tri ân cho khách hàng
- Lên một chương trình tích điểm hoàn chỉnh để chạy marketing
II. Một số quy ước chung
- Mỗi số điện thoại được hiểu là 1 user, hệ thống sẽ tính điểm cho mỗi user là riêng biệt (không tích chung, không cộng dồn điểm cho các user khác nhau)
- NTD – Người tiêu dùng: Được hiểu là khách hàng tham gia chương trình tích điểm
- Các số điện thoại khi tra cứu hoặc thêm thông tin cần lưu ý thêm đầu số (84) ở trước thay cho số (0) – định dạng đúng 849031186xx (11 số)
- Khi tìm kiếm có thể không cần nhập đủ 10 số điện thoại – Lưu ý không nhập số (0) phía trước số điện thoại
III. Hướng dẫn chi tiết
- Đăng nhập
Truy cập trang quản trị, nhập tài khoản và mật khẩu của KH để đăng nhập
2. Danh mục/ Sản phẩm
- Bao gồm tất cả các sản phẩm để chạy chương trình tích diểm
- Để thêm mới sản phẩm, bạn click vào Thêm mới, cửa sổ thêm mới hiện ra, bạn nhập các thông tin cần thiết sau đó nhấn nút Save để thêm mới sản phẩm
- Xem thêm mô tả chi tiết bên dưới
- Một số lưu ý quan trọng:
- (1) Mã sản phẩm phải chứa Mã lớn của sản phẩm đó. Nên đặt thống nhất, số ký tự bằng nhau để dễ quản lý
- (2) Loại tích điểm được chia làm: Periodic Time và Personal Time
*Periodic Time: được hiểu là tích điểm theo chu kỳ chung. VD: từ ngày 1/6 đến ngày 1/12 tất khách hàng nhắn tin sẽ được tích điểm nhận quà, và đến ngày 2/12 là chương trình kết thúc
*Personal Time: được hiểu là tích điểm theo chu kỳ cá nhân. Tức thời gian tích điểm được tính từ ngày NTD đó nhắn mã đầu tiên lên hệ thống tích điểm (trong một chu kỳ). Khi đó thời gian tham gia và kết thúc chương trình của từng cá nhân là khác nhau
- (3) Kiểu SMS: đây là phần để bạn lựa chọn kịch bản nhắn tin cho chương trình.
*Mẹo: bạn nên chọn kiểu 50Var, sau đó dựa vào các biến đã gợi ý để lên chương trình, không nhất thiết phải đầy đủ các biến, chỉ cần chọn thông tin cần thiết
- (4) Cho phép chuyển điểm: để False khi dùng Periodic Time. Chỉ chu kỳ cá nhân (Personal Time) mới được được chuyển điểm.
*Giải thích: Cho phép chuyển điểm là khi khách hàng tích hết chu kì (khoảng thời gian) thì sẽ được bảo lưu điểm khi chuyển sang chu kỳ mới.
- (5) Kích hoạt: Khi chọn True => Mã sản phẩm đó sẽ được kích hoạt để bắt đầu chạy chương trình.
*Mẹo: Khi kết thúc chương trình hoặc làm chương trình mới, bạn nên để trạng thái kích hoạt là False để đóng chương trình lại. Không nên xoá mã sản phẩm đi vì dễ gây ảnh hưởng hệ thống
3. Danh mục/ Chương trình tích điểm
- Menu này để tạo tin nhắn SMS, thời gian diễn ra chương trình tích điểm
- (1) Mã sản phẩm: Tương tự mã đã tạo trong danh mục sản phẩm (nên để giống nhau)
- (2) Tên chương trình tích điểm: Các mã sản phẩm trong 1 chương trình tích điểm sẽ được cộng dồn điểm cho nhau. Do đó, nếu cho phép cộng dồn điểm chúng ta sẽ để chung vào một nhóm, hoặc ngược lại sẽ tách riêng nhóm.
- (3) Nội dung SMS: sẽ nhận theo các biến để thông báo điểm số (như mô tả gợi ý phía dưới). Dựa vào gợi ý này để tạo nội dung tin nhắn phù hợp, tối đa 160 ký tự latinh. (Nội dung SMS liên quan đến mục kiểu SMS ở phần Sản phẩm)
- (4) Từ ngày => đến ngày: Là thời gian để chạy chương trình, liên quan đến loại tích điểm Periodic Time
- (5) Số tháng: Là thời gian để chạy chương trình, liên quan đến loại tích điểm Personal Time
- (6) Loại chương trình: Tích điểm thưởng. Loại tích điểm: Tích điểm nhận quà. *Trường hợp đặc biệt DAC sẽ hỗ trợ thay đổi, khách hàng không nên tự ý điều chỉnh làm ảnh hưởng hệ thống
- Chọn True để kích hoạt và chọn Lưu để hoàn tất thao tác
4. Danh mục/ Quà tặng
- Tại menu này chúng ta sẽ định nghĩa quà tặng cho sản phẩm
- Nội dung định nghĩa quà tặng tương tự định nghĩa sản phẩm
- Các chương trình khác nhau có thể tạo phần quà khác nhau hoặc giống nhau
- Trong một chương trình cũng có thể tạo nhiều phần quà theo các mức điểm để NTD lựa chọn, việc này nhằm tăng độ hấp dẫn của chương trình
5. Phân loại sản phẩm – Gán seri cho sản phẩm
- Menu Phân loại sản phẩm: là việc phân loại tem theo số seri trước khi dán. Khi tem (seri) được thêm vào phần phân loại, thì mặc định bó tem sẽ được nhận theo chương trình đã thêm (điểm số, quà tặng, sản phẩm, thời gian, … )
- (1) Số bắt đầu và kết thúc: Là số seri bắt đầu và kết thúc của bó tem khi trả hàng. Một bó tem được thêm sẽ nhận theo sản phẩm và chương trình đã chọn.
*Cần thao tác đúng trong mục này để tránh gây ảnh hưởng hệ thống
- (2) Mã chương trình: Mã của chương trình tích điểm đã tạo
- (3) Mã sản phẩm: Mã của sản phẩm sẽ dán tem
- (4) Loại chương trình: Phân loại sản phẩm sẽ nhận theo loại Personal Time hoặc Periodic Time
6. Tác vụ / Tư Vấn
Mục này được hiểu như Bảng tổng hợp tất cả dữ liệu của các lần tích điểm thành công, trạng thái tích điểm của khách hàng. Diễn giải:
- Trạng thái màu trắng cả bản ghi: Chưa đến điểm cần xử lý hoặc chưa xử lý
- Trạng thái màu trắng nhưng có 1 số ô có màu: thông báo, hoặc đã xử lý 1 tác vụ nào đó.
- Màu tím là báo còn thiếu 1 điểm, màu đỏ báo sắp hết thời gian chương trình
7. Danh sách đủ điểm
- Ấn vào biểu tượng điện thoại để vào phần tư vấn xử lý quà
- Tại đây sẽ có các thông tin cơ bản: số điện thoại, sản phẩm NTD tích điểm (1) và quà tặng có thể được nhận (2)
- Các mục (3) (4) (5) để Tư vấn viên check xác nhận với khách hàng. Nếu chuyển trạng thái True là xác nhận Rồi, False là xác nhận Chưa.
*Khi tất cả đều đã xác nhận True, thì dòng đó sẽ mất khỏi Danh sách đủ điểm và chuyển vào menu Trade, đồng thời ở menu Tư vấn sẽ báo màu cam => Đã được xử lý thành công
- Có thể ghi chú thêm nội dung gọi điện và chọn tư vấn viên để lưu lịch sử gọi
- Ấn Lưu để kết thúc thao tác
Quy ước đổi quà:
*Khi khách hàng nhắn tin, nếu tổng điểm bằng hoặc lớn hơn số điểm quy định nhận quà thì khách hàng đó sẽ được thông báo đủ điểm nhận quà.
*Trong trường hợp: Một chương trình có nhiều quà tặng khác nhau, chương trình sẽ sắp xếp mức để nhận quà từ thấp đến cao, khách hàng đạt đủ điểm thấp nhất thì sẽ được thông báo đủ điểm. Nếu NTD không muốn nhận phần quà ở điểm đó, Tư vấn viên sẽ đổi sang quà khác ở mức lớn hơn.
8. Trade – Tri ân
- Menu “Trade” để xử lý việc trả quà tặng, lưu lịch sử gửi quà cho NTD
- Khi đã xử lý (chuyển trạng thái True) ở menu “danh sách đủ điểm” dữ liệu sẽ được chuyển sang “Trade”
- Tư vấn viên chọn thời gian trả quà, ghi chú nội dung gọi điện, số bill gửi, … để xử lý việc gửi quà tặng cho NTD
- Ấn “Cập nhật” để lưu và kết thúc quá trình xử lý
9. Tác vụ / Điểm chi tiết
- Menu này giúp tìm kiếm hoặc thống kê điểm chi tiết của 1 user qua từng lần tích điểm
- “Điểm chi tiết” khác “Tổng hợp điểm” ở chỗ sẽ chi tiết từng lần tích điểm thành công của 1 user.
*Tổng hợp điểm sẽ thể hiện điểm của 1 user/chu kỳ/chương trình => mỗi user/chu kỳ/chương trình sẽ được thể hiện trong 1 dòng (row)
10. Cộng điểm thủ công trong menu Quản trị điểm
a. Quản trị điểm/ Mã chưa tích điểm
- (1) Nhập mã chưa được cộng điểm
- (2) Tìm kiếm
- (3) Chọn mục “thêm điểm” để cộng điểm cho trường hợp này.
*Lưu ý: chỉ mã nào chưa được cộng điểm mới có phần “thêm điểm” (xem tiếp phần dưới, mục b)
b. Cộng điểm cho khách hàng
- Sau khi ấn thêm điểm => Xuất hiện hộp thoại mới để thao tác cộng điểm
- Chọn mã sản phẩm cần thêm điểm => Tương ứng với điểm số của sản phẩm trong chương trình
- Chọn Create để thêm điểm
- Sau khi xong bước trên, chúng ta làm tiếp bước sau để thêm tổng điểm
- Vào menu Quản trị điểm => Cộng điểm cho khách hàng
- Nhập số điện thoại cần thêm tổng điểm và “tìm kiếm”
- Nếu SĐT chưa có tổng điểm trước đó hãy ấn nút “thêm tổng điểm”
Một số lưu ý:
- Dựa vào tình hình thực tế, chương trình cụ thể để thêm tổng điểm
- Nếu SĐT đã đủ điểm nhận quà, phần “đang tích điểm” để False, nếu SĐT chưa đủ điểm, còn tích tiếp thì trạng thái để “True”
- Lần là số lần khách đủ điểm nhận quà của chương trình, tương đương số lần đủ điểm trong danh sách đủ điểm. Mỗi lần xử lý đủ điểm, bạn hãy cộng thêm 1 lần
- Chu kỳ là thời gian diễn ra chương trình hoặc giới hạn điểm được tích. Khi hết thời gian hoặc quá số điểm giới hạn đồng nghĩa khách hàng hết 1 chu kì
- Các nội dung còn lại thêm bình thường theo chương trình
c. Tổng hợp
- Tổng điểm của từng khách hàng đối với từng sản phẩm từ lần tham gia tích điểm đầu tiên trong chu kỳ tích điểm đến thời điểm hiện tại.
- Các dòng màu xanh lá nhạt là báo đủ điểm nhận quà
IV. Các menu khác hỗ trợ theo dõi thông tin, quản lý database
- Khách hàng
- Menu chứa thông tin khách hàng tham gia chương trình tích điểm
- Các trường hợp đăng ký trên website sẽ có đầy đủ thông tin như: Số điện thoại, địa chỉ, tên, email, …
- Các trường hợp nhắn tin sẽ chỉ có thông tin số điện thoại. Tư vấn viên có thể cập nhật thêm thông tin ở thao tác: Sửa/xem/xoá
- Để tìm kiếm thông tin 1 NTD, chúng ta tìm theo số điện thoại hoặc tên NTD
- Tổng hợp điểm sẽ bao gồm điểm số của 1 user trong chu kỳ tích điểm theo 1 chương trình
- Khi tham gia 2 chương trình khác nhau, user đó sẽ có 2 dòng thông tin
Tư vấn viên có thể xem nhanh lịch sử nhắn tin của user ở phần “thao tác”
2. Báo cáo
- Menu này để theo dõi/thống kê điểm số, user tham gia chương trình của từng nhóm sản phẩm cụ thể
- Mục này đơn thuần để thống kê dữ liệu, không có chức năng xử lý
- Có thể lọc dữ liệu theo các trường (số điện thoại, ngày giờ, mã an ninh, seri, …)
3. Tin nhắn khách hàng
- Mục này để lấy dữ liệu (database) từ hệ thống tích điểm
- Bao gồm:
- *Tin nhắn đến – Tin nhắn NTD gửi đến hệ thống
- *Tin nhắn phản hồi – Tin nhắn hệ thống trả lại kết quả cho NTD
- Mục này đơn thuần để lấy dữ liệu, theo dõi database => Không có chức năng xử lý
4. Admin, tài khoản và cấp quyền truy cập
- Menu này giúp quản lý tài khoản, tạo tài khoản mới và cấp quyền truy cập cho các tài khoản khác nhau
- Admin là quyền quản trị cao nhất
- Admin có quyền xem, sửa, xoá 1 tài khoản bất kỳ
- Khi phân quyền, admin nên cân nhắc lựa chọn chức năng/giới hạn chức năng để các tài khoản cấp dưới được phép truy cập
