I. Thông tin chi tiết phần mềm
- Tên giải pháp: Chống tràn hàng DAC PIPT (Preventing Illegal Products Transportation)
- Vị trí hoạt động: Trên hệ thống máy chủ (Server) và máy trạm (Client) của doanh nghiệp
- Có hệ thống máy tính bao gồm máy chủ và máy trạm để vận hành. Máy chủ Dual core, yêu cầu cài Win7 hoặc Win10, Ram 4G, ổ lưu trữ trống từ 20G
- Máy chủ cài SQL server để lưu Database
- Hệ thống máy tính văn phòng, máy quét mã Qr code, máy in
- Hệ thống mạng kết nối đối với trường hợp các máy trạm đặt xa nhau (không cùng mạng LAN) – Thường sử dụng VPN, IP tĩnh, Server có publish cổng kết nối
3. Mục đích triển khai giải pháp
- Chính sách giá, chiết khấu của công ty để thúc đẩy doanh số bán hàng
- Chương trình khuyến mãi, thưởng doanh số cho từng đại lý hoặc từng vùng là khác nhau
- Phương pháp chống tràn hàng cũ không hiệu quả (đánh dấu, bắn laser)
- Hàng hoá bị tuồn từ xưởng ra thị trường (không đi qua cửa kho)
=> Bắt nguồn từ các nguyên nhân trên dẫn đến hàng hóa bị bán phá giá, bán lấn tuyến trên thị trường
*Từ giải pháp doanh nghiệp có thể:
- Nắm rõ được đường đi của sản phẩm, quản lý kênh phân phối (đại lý, nhà thuốc, trình dược viên, …)
- Cách kiểm thông tin đường đi của sản phẩm dễ dàng, chính xác
- Hệ thống dữ liệu bảo mật và đồng bộ trên toàn hệ thống
II. Mô tả hệ thống
- Mô tả sơ đồ
2. Mô tả tem chống tràn hàng
- Trên tem được in một mã Qr code cùng số Seri biến đổi đây cũng được xem như seri của sản phẩm (Mỗi sản phẩm sẽ có 1 số seri riêng)
- Người tiêu dùng khi quét mã bằng điện thoại thông minh sẽ ra thông tin sản phẩm
- Doanh nghiệp khi quét mã Qr code thông qua phần mềm PIPT DAC sẽ ra thông tin đường đi của sản phẩm
- Vì là QR code hai lớp nên ngoài doanh nghiệp thì không ai có thể biết hàng hoá đã được mã hoá và đánh dấu đường đi trong Qr code
3. Mô tả thao tác cơ bản
- Xưởng sản xuất gia công dán tem và đóng hàng, tạo QR code thùng nếu doanh nghiệp đóng hàng theo thùng, hoặc tạo lệnh nhập kho sản phẩm. (Có thể bỏ qua bước này nếu doanh nghiệp chỉ quản lý thông tin xuất hàng)
- Khi phân phối đến đại lý cấp 1, bộ phận kho quét tem và lưu các thông tin cần gán của đại lý cấp 1 tương ứng
- Khi phân phối đến đại lý cấp 2, đại lý cấp 1 quét tem và lưu các thông tin cần gán của đại lý cấp 2 tương ứng
- Quá trình kiểm tra thực hiện tại cửa hàng hoặc đại lý bất kỳ. Một sản phẩm được phân phối đến đúng địa điểm khi thông tin check ra trong database trùng với thông tin sản phẩm đang cần kiểm tra
III. Hướng dẫn sử dụng chi tiết phần mềm
- Đăng nhập
2. Menu hệ thống
a. Đổi mật khẩu
b. Cấu hình
- Kiểm tra Qr code đã nhập: có chức năng kiểm tra xem mã đã nhập kho chưa, nếu có nhập kho mới được xuất hàng. Dùng cho trường hợp Doanh nghiệp có dùng chức năng “nhập kho” trước khi “xuất hàng”
- Nếu để hệ thống tự động tăng lệnh, bạn tick các ô phía dưới và cấu hình lệnh nhập như đề xuất trong khung đỏ
- Nếu đặt theo lệnh khác (không tăng tuần tự) thì bạn bỏ chọn và khi xuất hàng sẽ nhập tay
c. Quản lý người dùng
Tạo và phân quyền cho các nhóm người dùng theo chức năng công việc cụ thể
Mỗi nhóm người dùng sẽ có những quyền nhất định
Có thể thêm, sửa, xoá, cập nhật phân quyền cho người dùng
d. Các nhóm người dùng
e. Cơ sở dữ liệu
Là phần chọn cơ sở dữ liệu cần sao lưu hay khôi phục. Tạo ổ sao lưu và khôi phục khi cần thiết. Hàng tuần, doanh nghiệp nên sao lưu tối thiểu 1 lần phòng trường hợp bị mất dữ liệu
3. Menu danh mục
a. Danh mục đại lý
Thêm Đại lý nhanh qua file excel có sẵn (phải đúng cấu trúc) làm theo như hình
*Lưu ý: Các trường bắt buộc là mã đại lý, tên đại lý và mã tỉnh. Để thêm nhanh bằng Excel bạn không được để trống các trường này
b. Danh mục cửa hàng – tương tự danh mục đại lý
c. Danh mục sản phẩm
d. Danh mục khu vực miền
e. Danh mục nhóm sản phẩm
f. Danh mục xưởng sản xuất
g. Danh mục kho hàng
4. Đóng gói sản phẩm
a. Đóng thùng
- Bạn tạo thông tin đóng hàng như hướng dẫn (trường hợp có sử dụng chức năng đóng thùng)
- Sau khi “Lưu” hệ thống sẽ tạo ra mã QR code thùng, mã này sẽ chứa toàn bộ thông tin các seri sản phẩm có trong thùng hàng đó
- Trường hợp nhập kho hoặc xuất hàng theo thùng, bạn chỉ cần quét Qr code thùng để nhận toàn bộ thông tin sản phẩm
- Mã thùng có thể thay thế cho phiếu đóng gói hàng thông thường, một mã thùng sẽ có những thông tin cơ bản như ảnh mô tả dưới đây
- Khi có yêu cầu cụ thể từ phía doanh nghiệp DAC sẽ hướng dẫn sử dụng
b. Đóng kiện
- Kiện hàng được hiểu là tập hợp của các thùng hàng theo quy cách đã quy định
- Thao tác đóng kiện tương tự như đóng thùng
- Mã kiện hàng sẽ bao gồm toàn bộ thông tin của các thùng hàng chứa trong đó
5. Nhập xuất hàng
a. Nhập kho
- Nhập kho được hiểu là việc kiểm soát dữ liệu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp
- Trong phần mềm PIPT, thao tác nhập kho giúp phân loại sản phẩm (gán seri tem cho sản phẩm) và quản lý số lượng nhập
- Thao tác chính như mô tả trong hình dưới đây
Bước 1: Chọn lệnh nhập, thường hệ thống sẽ cấu hình lệnh nhập tăng tự động
Bước 2: Chọn sản phẩm cần nhập kho
Bước 3: Quét hoặc nhập seri tem, phần mềm có chức năng quét từng tem hoặc quét theo khoảng seri liền mạch
Bước 4: Kiểm tra các thông tin chính xác và ấn “Lưu” để hoàn tất thao tác
*Lưu ý: Chúng ta có 2 cách dán tem và nhập kho
Cách 1: Dán tem lên sản phẩm trước sau đó quét Qr code trên tem để nhập liệu vào phần mềm. Cách này áp dụng khi việc gia công sản phẩm và gia công dán tem nằm ở hai khu khác nhau, hoặc hàng hoá đã được đóng gói hoàn chỉnh
Cách 2: Quét tem theo khoảng seri liên tục để nhập liệu vào phần mềm sau đó mới phát cho nhân viên gia công dán tem. Nếu dùng cách này sẽ nhanh và tiết kiệm thời gian hơn.
- Tem sau khi dán bị rách, sản phẩm bị hỏng, lấy mẫu hoặc những trường hợp tương tự khác
- Để cập nhật lại mã cho đơn hàng đã lưu, bạn thực hiện các thao tác như mô tả ở hình trên để chỉnh sửa
- Thao tác này chỉ thực hiện được khi bạn biết chính xác seri muốn sửa nằm ở đâu trong đơn hàng, khi một đơn hàng đã lưu quá lâu và không thể tìm lại thông tin, bạn thực hiện thao tác xoá mã bằng menu “Xoá mã code” bên dưới hoặc tìm trong “Báo cáo” để lấy thông tin đơn hàng
- Đây được coi như thao tác update sản phẩm cho đơn hàng, thay thế sản phẩm hoặc seri tem bằng 1 sản phẩm hoặc con tem khác
b. Xuất hàng cho đại lý
- Tạo lệnh xuất hàng tương tự lệnh nhập kho
- Bạn chọn các thông tin cần thiết của đơn hàng như: thông tin đại lý, sản phẩm, số lượng sau đó tiến hành quét mã hoặc nhập
- Ấn “Lưu để hoàn tất thao tác
- Sau khi lưu, bạn có thể sửa hoặc xoá thông tin đơn hàng như phần nhập kho
- Các thao tác xoá mã code và update mã mới tương tự như nhập kho. Các trường hợp khách hàng đổi trả hàng hoặc xuất nhầm đều có thể update lại thông tin
c. Xuất hàng cho cửa hàng
- Xuất hàng cho cửa hàng (đại lý cấp 2) cũng tương tự như xuất cho đại lý cấp 1
- Để xoá và cập nhật lại mã mới (cho các trường hợp tem rách, hàng đổi trả, xuất sai cho đại lý, …) thì bạn thực hiện các bước như mô tả dưới đây
d. Xóa mã Qr code
- Menu “Xoá mã Qr code” để thực hiện xoá 1 mã bất kì khỏi các thao tác đã lưu trước đó như: đóng thùng, nhập kho, xuất bán
- Một mã sau khi thực hiện thao tác xoá sẽ được xoá khỏi lệnh tương ứng trong đơn
- Áp dụng chủ yếu cho trường hợp là hàng đổi trả, không cần tìm lại đơn hàng đã lưu
- “Xoá mã Qr code” khác thao tác xoá ở mục trên ở chỗ sẽ không có thao tác cập nhật (update) mã mới sau khi đã xoá
6. Kiểm tra Seri, thông tin phân phối sản phẩm
- Menu Quản lý sản phẩm => Kiểm tra
- Quét hoặc nhập mã seri vào ô kiểm tra => Ấn kiểm tra để nhận thông tin sản phẩm
- Các thông tin sản phẩm đã lưu trong quá trình nhập xuất hàng sẽ được thể hiện trong bảng như hình mô tả
7. Báo cáo
Cách lọc dữ liệu các báo cáo cơ bản
Bước 1: Chọn báo cáo cần lấy dữ liệu
Bước 2: Chọn khoảng thời gian (ngày/tháng/năm)
Bước 3: Chọn kiểu lấy dữ liệu (theo số lượng hoặc theo mã)
Bước 4: Nhận dữ liệu
